IT-Universe
(846) 979-80-80  info@it-universe.ru

Автоматизированная система «Бюро пропусков»

Автоматизированная система «Бюро пропусков»

Автоматизированная система «Бюро пропусков» (АСБП) - разработка компании IT Universe.

Система представляет собой программный комплекс. Он предназначен для автоматизации деятельности бюро пропусков и служб безопасности крупных предприятий (в том числе территориально-распределенных).

Задачи, которые решает АСБП

Автоматизированная система «Бюро пропусков» (АСБП) предназначена для решения следующих задач:

  • оформление электронных заявок на посещение предприятия сотрудниками сторонних организаций и физическими лицами
  • оформление пропусков посетителям по факту их прихода
  • оформление пропусков (постоянных и временных) сотрудникам предприятия
  • проведения оперативного контроля режима посещений и статистического анализа сведений о посещениях

Кроме того, АСПБ позволяет автоматизировать деятельность диспетчера бюро пропусков, связанную с оформлением визитов посетителей.

Программный комплекс имеет модульную архитектуру. Он функционирует в рамках локальной/корпоративной сети, в качестве СУБД используется Oracle. Модульная структура системы позволяет гибко настраивать рабочие места пользователей в зависимости от функциональных обязанностей.

Модули «Бюро пропусков»

«Заявитель» - в зависимости от прав доступа модуль позволяет пользователю формировать следующие заявки:

  • на посещение предприятия представителями других организаций и частными лицами
  • на допуск сотрудников на предприятие в нерабочее время
  • на выдачу пропусков для выноса материальных ценностей

Кроме того, с его помощью можно искать данные по различным критериям, получать информацию о проходе посетителей через турникет, а также выводить списки заявок на печать.

«Бюро пропусков» - модуль предназначен для оформления посещения, сканирования документов, сопоставления сведений о посетителе, указанных в заявке, с его документами, для выдачи гостевой карты. Также с помощью этого модуля можно вести учет и систематизацию данных о посетителях и их визитах.

«Оформление пропусков» - модуль предназначен для регистрации заявок, согласования и выдачи постоянных и временных пропусков, а также для учета и систематизации данных о постоянных и временных пропусках.

«Анализ сведений» - модуль предназначен для получения различных форм отчетности по сведениям, имеющимся в базе данных.

«Администратор» - модуль предназначен для ведения справочника объектов и сотрудников, создания учетных записей пользователей системы, а также управления правами пользователей.

Порядок оформления заявок на посещение

АСБП обеспечивает авторизованный санкционированный доступ посетителя на территорию предприятия в соответствии с выданными ему правами. Выдаче пропуска предшествует оформление заявки на посещение.

Такую заявку создает сотрудник (заявитель) на своем рабочем месте. В заявке он указывает сведения о посетителе в том виде, в котором они ему известны. В одной заявке можно указать группу лиц, в том числе из разных организаций. Период, на который оформляется пропуск, может превышать один день. То есть можно сделать комплексную заявку на несколько дней подряд.

В зависимости от положений регламента пропускного режима, действующего в организации, есть возможность согласования заявки с ответственным лицом. В этом случае согласующее лицо получает по электронной почте уведомление о том, что ему на согласование поступила заявка. Кроме того, согласующее лицо всегда видит на мониторе список поступивших заявок и нажатием одной клавиши может принять или отклонить заявку на доступ посетителя.

После согласования заявитель также по электронной почте получает уведомление о результате согласования своей заявки. Без такого согласования заявка просто не будет доступна диспетчеру бюро пропусков, и соответственно посетитель не сможет получить доступ на территорию предприятия.

Заявитель может на любую дату просмотреть перечень заявок, которые ожидают посещения либо уже состоялись, а также увидеть статус этих заявок.

Кроме того, у заявителя существует возможность делегировать свое право по подаче заявок уполномоченным сотрудникам (секретарю, помощнику, сотруднику в отделе). В этом случае в системе фиксируется факт, какой сотрудник и от чьего имени подает заявку на допуск посетителя.

Система предполагает аудит оформления посещений. Так, фиксируются не только подразделение и ФИО сотрудника, который подает заявку, но также имя пользователя операционной системы, имя компьютера, IP-адрес компьютера. То есть система позволяет максимально точно определить то рабочее место, с которого была подана заявка.

Для создания заявки сотрудник может использовать две визуальные формы:

  • web-интерфейс, доступный через любой браузер на компьютерах с операционными системами Windows и Linux
  • можно работать с более привычной формой Windows

АСБП позволяет работать в условиях территориально распределенной структуры компании. В этом случае заявка подается в то бюро пропусков, через которое посетитель собирается попасть на территорию предприятия.

Процесс создания заявки, ее согласования и доступа сотрудников бюро пропусков к перечню заявок, ожидающих посещения, происходит без использования бумажного носителя. Все этапы выполняются в рамках системы.

Процесс обработки заявки с точки зрения сотрудника бюро пропусков

После того как заявка была согласована (либо в случае, если она не требует согласования), на рабочем месте сотрудника бюро пропусков эта заявка появляется в списке. То есть диспетчер всегда знает на текущий день, какие посетители придут на предприятие.

Кроме списка «ожидающие посещения», диспетчер в любой момент времени видит список лиц, находящихся на территории предприятия. Кроме того, у него есть возможность просмотра и анализа перечня заявок, по которым посещения уже завершены и посетители покинули территорию предприятия.

Особенность системы «Бюро пропусков» в том, что происходит сопоставление сведений, указанных заявителем в заявке, с теми, что указаны в представленных посетителем документах. Это позволяет обнаружить возможные опечатки, а также выявить заведомо ложные сведения, указанные заявителем. Если расхождения есть, то этот факт обязательно фиксируется при принятии решения о доступе на территорию предприятия.

АСБП предусматривает также возможность сканирования документов посетителей. Кроме того, система «Бюро пропусков» интегрирована с программным модулем компании ABBYY по распознаванию зон документов: паспортов, водительских удостоверений. Существует также возможность учета различных видов документов для каждого посетителя. Дело в том, что посетитель, неоднократно посещая предприятие, может предъявлять различные документы. И «Бюро пропусков» позволяет накапливать сведения обо всех предъявляемых данным посетителем документах.

При появлении посетителя диспетчер выполняет процедуру оформления посещения. После того, как диспетчер принял решение о пропуске посетителя и выдал гостевую карту, запись из списка «ожидающие посещения» переходит в список «находящиеся на территории». При выходе посетителя диспетчер фиксирует завершение посещения.

Сотрудники службы безопасности могут контролировать ситуацию, связанную с посещениями любого из бюро пропусков территориально-распределенного предприятия.

Кроме того, предусмотрена возможность использования так называемого «черного списка». Диспетчер еще до оформления заявки может увидеть, что служба безопасности отметила данного посетителя как нежелательного. И это является сигналом либо для отказа в допуске посетителя, либо для дополнительного уточнения возможности его допуска на территорию.

Еще одно полезная возможность – после завершения процедуры оформления посетителя сотрудник, ожидающий посетителя, получает по электронной почте уведомление о том, что этот посетитель прошел на территорию предприятия.

Возможность интеграции с АПК «Бастион»

«Бюро пропусков» работает автономно, вне связи с аппаратным комплексом (то есть вне связи с турникетным оборудованием). При этом существует возможность ее интеграции с аппаратными программными комплексами.

Интеграционное решение АСБП «Бастион» позволяет передавать данные между системами, сокращая количество действий, выполняемых вручную сотрудниками бюро пропусков. Диспетчер бюро пропусков, оформляя посещение с использованием «Бюро пропусков», выбирает один из номеров доступных гостевых карт, созданных в АПК «Бастион». После того как посетитель с этой гостевой картой проходит на предприятие, дата и время его прохода через турникет передается из АПК «Бастион» в систему «Бюро пропусков». При завершении посещения, когда посетитель проходит через турникет или оставляет гостевую карту в картоприемнике, время его выхода также автоматически передается из АПК «Бастион» в бюро пропусков. Это позволяет диспетчеру не выполнять никаких иных действий по завершению посещения.