IT-Universe
(846) 979-80-80  info@it-universe.ru

Управление документооборотом предприятия

Организация без гор макулатуры - это реально

С чего начинается любая организация? Разумеется, с документов. Они как основной носитель деловой информации сопровождают все без исключения бизнес-процессы.

Движение документов (документооборот) происходит непрерывно: документы принимаются, регистрируются, рассылаются, подшиваются в дело и т.д.

Если в организации не налажено четкой работы с документами, их движение превращается в хаос. Кипы бумаг в каждом кабинете. На поиск нужного документа тратится неимоверное количество рабочего времени. Потерянный (или вовремя не найденный) документ приходится дублировать. Что-то в срок не отправлено, что-то в срок не получено… В итоге ежедневная нервотрепка и трата рабочего времени впустую – это раз. Срыв договоренностей с потенциальными партнерами и потеря очевидной экономической выгоды – это два.

Вот почему документооборот нуждается в эффективном управлении. Оптимальный способ – построение комплексной системы оперативного управления документооборотом.

Что такое системы электронного документооборота?

Системы электронного документооборота (СЭД), или по-английски Electronic Document Management Systems (EDMS), - это новое поколение систем автоматизации делопроизводства предприятий.

СЭД обеспечивает процесс создания электронных документов, управления доступом к ним и их распространения в компьютерных сетях. Кроме того, с помощью СЭД можно контролировать поток документов в организации.

То есть автоматизируются (переводятся в электронный вид) не только сами документы (любые - от бумажных до электронных любого формата и структуры), но и их движение и обработка.

При этом обеспечивается автоматизация документооборота и всех бизнес-процессов предприятия в рамках единой концепции и единого программного инструментария.

Какие направления деятельности можно оптимизировать с помощью СЭД?

Конечных решений автоматизации документооборота, создаваемых на базе современных СЭД, очень много. Условно можно выделить три основных направления.

  1. Создание электронных архивов документов. Архивы обеспечивает систематизированное хранение документов, используемых в работе предприятия, и удобный доступ сотрудников к необходимой информации. Это могут быть организационные, нормативные, информационно-справочные, технические документы и т. д.
  2. Автоматизация делопроизводства. По сути, это документационное обеспечение управления, включающее документирование и организацию работы с официальными документами (входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией и т. п.). При этом обеспечивается движение и обработка документов: их подготовка, согласование, утверждение, ознакомление, выдача заданий и резолюций на исполнение, а также контроль исполнения заданий.
  3. Автоматизация бизнес-процессов. Это широкий класс задач, включающий различные операции, выполняемые сотрудниками, и пошаговую автоматическую обработку данных. Как правило, автоматизируются ключевые бизнес-процессы предприятия: формирование заказов, выполнение заявок клиентов, разработка и запуск новой продукции, а также другие несложные, но частотные и рутинные процессы.

Что дает предприятию внедрение СЭД?

Эффект от применения СЭД очевиден.

  • Увеличивается скорость выполнения процессов, их прозрачность и управляемость
  • Повышается исполнительская дисциплина сотрудников
  • Облегчается поиск документов на любой стадии жизненного цикла, исключается их утрата
  • Возрастает уровень информационной безопасности

Основные этапы внедрения СЭД

Этап Описание
1Подготовка Предварительный анализ предметной области, разработка концепции решения, предварительная оценка графика и бюджета проекта.
2Анализ и проектированиеДетальный анализ процессов, подлежащих автоматизации, требований к системе, формирование технического задания на внедрение, уточнение графика и бюджета проекта.
Разработка и документирование проектных решений по системе, описывающих вид и поведение каждой составляющей решения и решения в целом.
3Разработка и настройка Настройка системы, разработка дополнительных компонент, тестирование, разработка эксплуатационной документации.
4Ввод в действие Развертывание системы в рабочей среде, разработка регламентной документации, обучение персонала, опытная эксплуатация, доработка, сдача в промышленную эксплуатацию.
5Техническая поддержка
Разрешение инцидентов, консультирование по эксплуатации, анализ параметров функционирования, планирование развития.

Предложения от компании IT Universe

Компания IT Universe оказывает услуги по проектированию, разработке, внедрению и сопровождению систем электронного документооборота на таких платформах, как:

Специалисты компании прошли обучение в авторизованных учебных центрах DocsVision и EMC и имеют сертификаты, подтверждающие соответствующую квалификацию.

Какие работы мы выполняем?

  • анализируем и определяем возможности для оптимизации и реинжиниринга (перепроектирования) бизнес-процессов предприятия
  • составляем и согласуем документы проекта (устав, техническое задание, регламент ведения электронного документооборота, эксплуатационная документация)
  • проектируем и разрабатываем прикладное решение
  • устанавливаем и настраиваем серверное оборудование и рабочие места пользователей
  • обучаем персонал предприятия-заказчика
  • тестируем и организуем опытную эксплуатацию
  • осуществляем техническую поддержку системы

На какую техническую поддержку может рассчитывать наш заказчик?

Специалисты компания IT Universe осуществляют техническую поддержку организаций-заказчиков по следующим направлениям:

  • консультирование (по телефону и электронной почте) по вопросам эксплуатации системы, а также по решению проблем, возникающих при работе
  • модифицирование (поддерживание в актуальном состоянии) системных справочников
  • настройка функции пользовательского интерфейса
  • устранение последствий ошибок пользователей и сбоев
  • администрирование системы (контроль работоспособности ее компонентов, проведение мониторинга и анализа объектов хранилища данных)
  • администрирование платформы (контроль состояния серверных операционных систем, серверного аппаратного и программного обеспечения в составе системы)
  • контроль резервного копирования хранилища данных
  • установка и поддержание в актуальном состоянии клиентского программного обеспечения, входящее в состав системы
  • ознакомление персонала заказчика с работой системы на его территории