О компании

Общие сведения о системах электронного документооборота

Системы электронного документооборота

В деятельности любого предприятия документы и бизнес-процессы тесно связаны между собой. Каждый документ участвует в каком-либо бизнес-процессе, и практически каждый бизнес-процесс включает в себя документооборот на предприятии.

Основной и универсальный метод управления в настоящее время - документационный. Именно документы обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками организации, ее партнерами, клиентами и вышестоящими ведомствами. Вот почему возникает потребность в создании полноценной системы управления бизнес-процессами, интегрированной с системой управления документами – системы электронного документооборота.

Какие проблемы заставляют задуматься о необходимости внедрения СЭД?

Менеджмент не в полной мере обеспечен качественной документальной поддержкой.
Обработка огромного потока входящих, исходящих и внутренних документов затягивает сроки выполнения работ.
Управленческие решения принимаются и выполняются недостаточно оперативно.
Проблематично найти виновных в нарушении исполнительской дисциплины по причине не прозрачного документооборота на предприятии.
На формирование отчетности уходит слишком много времени.
Трудно бороться с утечкой информации и нарушением коммерческой тайны.

Что дает предприятию внедрение СЭД?

Повышается эффективность управления бизнес-процессами (потоками задач и потоками информации). Это достигается за счет улучшения исполнительской дисциплины, оптимизации контроля выполнения задач и анализа деятельности организации.
Сокращаются непроизводительные затраты рабочего времени сотрудников и финансовые издержки на расходные материалы.
Формируется единое информационное пространство предприятия за счет центролизованний структуры системы электронного документооборота. (координируются работы и осуществляется коллективное взаимодействие).
Обеспечивается прозрачность документооборота.

Что способствует успешному внедрению СЭД?

Во-первых, нужно четко понимать цели и представлять ожидаемые результаты.
Во-вторых, в компании должна быть налажена система классического делопроизводства и бумажного документооборота до внедрения СЭД.
В-третьих, должна существовать нормативная база делопроизводства.
В-четвертых, компания должна располагать развитой IT-инфраструктурой необходимой для осуществления функций электронного документооборота.
Наконец, у сотрудников должны быть сформированы навыки работы с электронной почтой, которые обязательны при использовании СЭД.

Основные этапы внедрения СЭД

№	Этап	Описание
1	Подготовка	Предварительный анализ предметной области, разработка концепции решения, предварительная оценка графика и бюджета проекта.
2	Анализ и проектирование	Детальный анализ процессов, подлежащих автоматизации, требований к системе, формирование технического задания на внедрение, уточнение графика и бюджета проекта. Разработка и документирование проектных решений по системе, описывающих вид и поведение каждой составляющей решения и решения в целом.
3	Разработка и настройка	Настройка системы, разработка дополнительных компонент, тестирование, разработка эксплуатационной документации.
4	Ввод в действие	Развертывание системы в рабочей среде, разработка регламентной документации, обучение персонала, опытная эксплуатация, доработка, сдача в промышленную эксплуатацию.
5	Техническая поддержка	Разрешение инцидентов, консультирование по эксплуатации, анализ параметров функционирования, планирование развития системы электронного документооборота.

Наши предложения

Компания IT Universe оказывает услуги по проектированию, разработке, внедрению и сопровождению систем электронного документооборота на таких платформах, как:

DocsVision
EMC Documentum

Наши специалисты прошли обучение в авторизованных учебных центрах DocsVision и EMC и имеют сертификаты, подтверждающие соответствующую квалификацию.

Какие работы мы выполняем?

анализируем и определяем возможности для оптимизации и реинжиниринга (перепроектирования) бизнес-процессов предприятия;
составляем и согласуем документы проекта (устав, техническое задание, регламент ведения электронного документооборота, эксплуатационная документация);
проектируем и разрабатываем прикладное решение;
устанавливаем и настраиваем серверное оборудование и рабочие места пользователей;
обучаем персонал предприятия-заказчика;
тестируем и организуем опытную эксплуатацию;
осуществляем техническую поддержку системы.